Система регистрации Входящей и Исходящей корреспонденции и обеспечения сопутствующего документооборота. Описание

Назначение

Автоматическая и полуавтоматическая регистрация Входящих и Исходящих документов. Присвоение уникальных номеров и регистрация минимально необходимого набора информации по каждому документу:

• дата и время регистрации (автоматически)
• данные исполнителя ( автоматически)
• данные корреспондента (полуавтоматически - с выбором из справочника и заполнением исполнителем)

Просмотр документов (зарегистрированной информации) снабжен возможностями поиска и фильтрации по группам фильтров.

Контроль исполнения может быть реализован:

• в традиционном "бумажном" виде (журнал, карточки контроля)
• в полуавтоматическом "электронном" виде (режим "Назначение входящих")

Особенности (преимущества) системы

Система реализована на основе ряда программных продуктов "семейства" СПО (Свободное Прогаммное Обеспечение) и включает в себя все основные принципы "больших", промышленных систем управления:

• авторизованный доступ с автоматической идентификацией исполнителя
• журнал внесения изменений
• серверное исполнение, изолированное от рабочих мест, исключающее несанкционированное изменение данных и алгоритмов их обработки

Развертывание системы и внедрение

Состоит из комплекса технических и организационных мероприятий.

• Техническая составляющая Время развертывания - 1 рабочий день.

• Организационная часть зависит от конкретных особенностей и может занимать от 1 рабочей недели до 4 рабочих недель. Можно рекомендовать мониторинг (авторский надзор, курирование) в течение 1 квартала, с последующей корректировкой отдельных частей системы.

Краткая историческая справка

Первые промышленные варианты, основанные на решениях СПО, относятся к началу весны 2003 года. Тогда была реализована система обеспечения приемной кампании "Абитуриент" и успешно эксплуатировалась в течение 2 сезонов в Красноярском медико-фармацевтическом колледже (до 120 заявлений в день).

В Красноярском управлении ФАС России новая, улучшенная реализация системы работает с 2013 года (в период с 2009 по 2013 года на основе системы эксплуатировались задачи учета участия в судебных заседаниях и общего информирования сотрудников). За это время сбоев, потерь информации, простоев системы зафиксировано не было (обрабатывалось до 200 Входящих и до 300 Исходящих в день).

Недостатки системы

Основной недостаток - отсутствие интеграции с онлайн-системами регистрации Входящих, поскольку такая задача не ставилась изначально.

Вторая проблема - закрытый формат первичных документов, содержимое которых системой не обрабатывается.

Третье - система автономна от средств аутентификации типа AD.

Устранение недостатков и развитие

Объясняются все эти три недостатка отягощенностью стереотипами использования Windows и продуктов на её основе в практике госсслужбы Российской Федерации. При правильном подходе с отказом от использования продуктов на основе Windows можно гарантировать повышение производительности труда офисных работников до двух и более раз. Что повлечёт за собой повышение качества и оперативности принятия и исполнения управленческих решений на любом административном уровне.